La gestión del tiempo
Uno de los mayores problemas de las empresas españolas es la baja productividad. Nos cuesta reconocerlo pero la imagen que se proyecta al resto de Europa, acerca de la falta de rendimiento de nuestras compañías es cierta. Es una generalización y no todas cumplen este precepto, pero es algo que vale la pena examinar.
En ocasiones, la falta de buenos resultados en empresas de servicios B2B se debe a pequeños detalles, aunque que en otras directamente se debe a la política organizacional de la empresa. Por eso me gustaría destacar algunos de los aspectos que más comúnmente ponen en peligro la productividad empresarial (enfocados siempre desde el punto de vista que conozco, el de la consultoría tecnológica).
Empezaremos por una herramienta que todas las empresas de este tipo utilizan a diario, el correo electrónico. Y es que aunque parezca mentira la mala gestión de éste se traduce en horas de trabajo desperdiciadas que son irrecuperables y que causan pérdida de beneficios. De entrada no podemos pretender contestar a todos los emails que nos llegan, habrá que priorizar en los más importantes utilizando filtros e indicadores de prioridad de ofrecidos por la propia herramienta de correo electrónico que utilicemos. También es necesario asignar un tiempo predeterminado durante nuestras horas de trabajo como una tarea más. No podemos llegar al trabajo sin una planificación de tareas programadas y pretender que el correo gobierne nuestro “orden del día”.
Otra de las ideas importantes es ser concreto con la realización de actividades, tanto con los clientes como con los superiores. Dejar las respuestas y conclusiones abiertas puede retrasar el trabajo de manera que se vayan acumulando tareas y ninguna esté cerrada, minando poco a poco los resultados de cada mes.
Y por supuesto una buena gestión de los descansos. No nos engañemos, nadie puede estar sentado delante del ordenador 2 horas seguidas sin que disminuya su rendimiento. Primero, esto no es saludable, y segundo es perjudicial para el rendimiento. Será necesario realizar pequeñas pausas (2 o 3 minutos) en torno a cada hora y una pausa de al menos 10 minutos en mitad de la jornada.
Existen organizaciones que ofrecen formación para empresas en cuanto a organización, gestión del tiempo, y manejo del correo electrónico para aumentar la productividad. Especialmente importantes en el adiestramiento del manejo de tiempos y planificación diaria ya que este tipo de cosas son las que más pueden mejorar dando buenos resultados de forma inesperada. Pero siempre es posible que haya que hacer una reestructuración del sistema organizativo de arriba abajo.
