10 consejos clave del diseño de puestos de trabajo

El diseño de puestos es clave para que los profesionales sepan cuáles son sus responsabilidades, cuáles son sus márgenes de decisión, sus obligaciones y qué se espera de ellos.

Los DPTs incrementan la conciencia y la atención sobre los requerimientos de un puesto.

Como sabes en este blog escribo sobre inteligencia ejecutiva aplicada a nivel individual y organizacional. De un modo u otro, las herramientas y procedimientos que utilizamos para gestionar personas, hacen de nuestro desempeño uno más o menos «ejecutivo», y esto que quiere decir: menos impulsivo, más atento, enfocado, organizado y diseñado para ser flexible.

Por eso os voy a dar consejos sobre herramientas y procedimientos que tienen que ver con la gestión de personas en las organizaciones. En este caso sobre la descripción/diseño de puestos de trabajo, DPTs. Algo clave para entender nuestra organización, nuestros puestos y sobre todo para mirar al futuro.

Una herramienta «clásica» de los RRHH, pero necesaria para enfocar otras herramientas

La descripción de un puesto de trabajo no es más que un proceso de identificación, comprensión y reflejo documental del contexto, desarrollo y alcance de un puesto en la organización. Es cómo hacer una fotografía actual (descripción de puestos, en el caso de que el puesto exista) o crear un boceto (diseño de puestos, en el caso de que no exista) en el que podamos ver todo lo que compone el puesto y lo que necesita el perfil que lo desempeña o lo va a desempeñar.

Hoy vamos a hablar sobre 10 cosas que he aprendido sobre las descripciones/diseños de puestos durante mis años de experiencia:

1. Las personas necesitamos saber lo que se espera de nosotros

Recuerdo cuando un grupo absorbió nuestra empresa, y cuando asumí la operativa tuve que crear los puestos de trabajo, sobre todo documentarlos y diseñar el de los responsables de cada edificio.

Una de las subencargadas me dijo: Juan, ahora se lo que soy, lo que estoy haciendo y lo que no, lo que debo mejorar y lo que no…antes no sabía lo que era ni lo que se esperaba de mi. Ahora no solo lo puedo ver, sino que hasta puedo contar las cosas que hago y no, para ponerme con ellas o mejorarlas.

Consejo: Aunque sean breves, pero que tu organización cuente con una descripción de la misión y responsabilidades de cada puesto.

2. Incluye el uso de las DPTs en el proceso de socialización

Que las DPTs no sean una herramienta por si hay problemas, sino todo lo contrario, se deben comunicar al principio: centramos su atención, sabe que se espera de él y de verdad se enfoca en lo que queremos.

Consejo: Explica el DPT en la bienvenida de la persona, para desde ahí poder construir su experiencia y trabajo con una base excelente.

3. No describas o diseñes solo lo que ya existe

Las organizaciones son sistemas vivos, y el mercado y los clientes están en constante cambio, por lo que ten en cuenta perfiles que no existen, mira que necesita el equipo/departamento/organización que ahora no tiene…analiza sus debilidades y mira a ver si hay algún puesto que ahora no existe y que puedas incorporar (aunque sea creado por ti de forma creativa).

Consejo: analiza cuales son los problemas más recurrentes en tu organización y cómo podrías ayudar a ellos.

4. Piensa, observa y desarrolla de forma sistémica

Cuantos más elementos tengas en cuenta de la organización mejor, cuantos mas roles y más dinámicas mejor. A veces nosotros decidimos «donde está el error», pero éste está en otro lugar.

No me ha pasado una sola vez: un puesto de mando rota constantemente, y el núcleo de la toxicidad no está en la persona que lo ocupa, sino en el mando de arriba.

Consejo: no juzgues, no seas subjetivo, analiza lo más objetivamente posible para descubrir qué le pasa al sistema.

5. Agrupa las responsabilidades por áreas de gestión

Esto te permite organizar mucho mejor donde están los gaps para trabajar y desarrollar a tus equipos. Si están mezcladas es más difícil de gestionar, planificar formación y demás. Al final los profesionales suelen tener sus gaps agrupados en torno a un mismo grupo de competencias: fallan en temas relacionados con la organización y orientación a la tarea, o en competencias emocionales y de liderazgo, etc….

Consejo: Piensa en las 4-5 áreas de gestión que componen cada puesto y agrupa la responsabilidades/funciones/tareas en ellas. Por ejemplo para un encargado de hotel: Mantenimiento y Limpieza, Administración, Gestión operativa, Gestión de personas, etc…

6. Exagera la descripción de funciones y tareas

Es decir, sin que sea excesivo, pero no te dejes nada de lo que tenga que ver con cumplir con una responsabilidad. Cuando alguien no esté desempeñando esa función podrás recurrir a la descripción y decir:

¡Ei! tienes que cumplir con esto, recuerda que está en tu descripción.»

Consejo: no te dejes funciones y tareas por volcar en la descripción, te curas en salud.

7. Incluye en la descripción del perfil del ocupante un perfil competencial, que incluya habilidades blandas

Una vez explicada una descripción, yo aconsejo ir a las competencias y trabajarlas con entrevistas una por una para desarrollarlas poco a poco. Si ya sabe lo que tiene que hacer, entonces es el momento de que aplique esas competencias a ese trabajo. Como la tendencia está identificando, en el futuro lo único que las máquinas no van a poder sustituir son las competencias, sobre todo las blandas y que tienen que ver con la relación, influencia y liderazgo de los demás.

Consejo: piensa en qué competencias son mas importantes para el puesto, y refleja unas 4-5 como mínimo en la descripción.

8. Junta a los mandos medios y superiores

Muchas veces se gestiona su trabajo por separado, y cuando se entrevistan a la vez entonces se entiende mejor el puesto del uno y del otro, y sobre todo se aclaran responsabilidades de cada uno. Si esto no se hace, muchas veces hay confusión, choque entre ellos, guerras de culpa, etc…

Consejo: los puestos medios comunícalos siempre por separado, pero luego en conjunto al mando directamente responsable.

9. Que la referencia sean los mejores

Si estás haciendo la descripción de un puesto que ya existe, entonces observa, entrevista y analiza el desempeño de los «mejores» que tienes en ese puesto. Si hablamos con el «mejor» todo lo que construyamos será mas excelente que si hablamos con alguien que tiene un desempeño más pobre.

Consejo: mira como trabajan los mejores y así sabrás lo que quieres que tenga un puesto.

10. Sobrepasa la teoría

Cómo esta es mi seña, ya sea de forma sencilla o sino que alguien te ayude, pero piensa en el sentido y base que darás a tu equipo.